처음엔 제목이 별로 맘에 들지 않았습니다. ‘해치운다’는 말의 어감이 별로 좋지 않았습니다. 끝도 없는 일 ‘제대로’ 끝내기, 라고 했으면 괜찮았을 걸 하는 생각을 했습니다. ‘해치운다’는 말이 어딘지 모르게 질보다는 ‘양’에만 치우친 일처리 방식이라 느껴졌기 때문입니다. 하나를 하더라도 제대로 해야지, 그냥 막 해치우는 것은 뭔가 아니다…라는 생각을 하면서 책을 보았습니다.
제 목 : 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기
원 제 : Getting Things Done
지은이 : 데이비드 알렌
펴낸곳 : 21세기북스 (초판 출간일 2002.3)
그러나 이런 선입견은 말 그대로 선입견 뿐이었습니다.이 책은 무작정 일을 끝내라는 식의 ‘막 나가는’ 책이 아니라 ‘원칙과 원리에 바탕을 둔 일처리 방법론’입니다.
저자의 다년간의 개인적 경험과 컨설팅 경험을 바탕으로 전업 주부에서 회사의 최고 경영자에 이르기까지 모든 이들에게 적용가능한 일처리 방법론에 대해 이야기하고 있습니다.
전체 3부로 구성되어 있는데 1부와 3부에서 원칙론을 2부에서 구체적인 방법을 설명하고 있습니다.
저자가 말하는 일처리 방법론의 핵심은 다음 그림으로 요약할 수 있습니다.
비록 복잡하게 보일지 모릅니다. 그러나 저자가 말하는 핵심은 매우 간단합니다.
- 모든 일을 수집하라.
공적인 일, 사적인 일, 기타 잡다한 일들까지 내가 해야할 모~든 것.
즉 모든 일들을 마음 속에 머리 속에 서랍 속에 넣어두지 말고 공개적으로 ‘드러내 보이라’.
보이지 않는 일은 처리할 수 없다! (처리할 수 없을 뿐만 아니라 머리 속 어딘가에서 심각한 압박감으로 다가온다. 어떤 일에 집중하지 못하고 주의력이 분산되는 결과를 가져온다.) - 그 일이 무엇인지 정의하라. 즉, 그 일의 최종 ‘결과’과 무엇인지 확인하라.
막연하게 일을 정의하지 말고 구체적으로 어떤 일인지 확인하라.
실행할 수 없는 일이면 버리거나, 혹시 미심쩍으면 필요할 때 확인할 수 있도록 검토 목록(책에서는 ‘언젠가/어쩌면 목록’이라 함)으로 옮겨라. - 2분 내에 할 수 있으면 바로 행하고 그렇지 않으면
언제 / 어떻게 해야하는지 명확하게 정한 다음에
연기하거나 위임하라. - 이 모든 것을 습관화하라.
이것이 습관화되면 ‘물 흐르듯이 일을 하는’ 경지에 다다르게 된다.
저자는 ‘오늘 할 일 리스트’와 같은 것은 만들지 말라고 합니다. 그러나 자자의 말을 자세히 새겨들어보면 리스트를 만들지 말라는 것이 아니라 실천하지도 않을 일을 별 생각없이 기록해두기만 하는 것이 쓸모가 없다는 뜻입니다.
“사람들은 자신도 모르게 낡은 습관인 ‘오늘 할 일’ 리스트를 만들고, 그 리스트에 의존한다. 하지만 대부분은 자기가 실제로 하고 싶어하는 행동을 달력에 기록하면서도, 그날이 다가오면 실행에 옮기지 않고 곧잘 다음 날로 미룬다. 이러한 습관은 빨리 떨쳐내야 한다. 달력에는 당신이 그날 확실히 하기로 한 일만 들어 있어야 하며, 아무리 바빠도 한번 쳐다보는 것만으로 곧 약속을 확인하 수 있는 신성한 영역이 되어야 한다.(p.162)”
또한 저자는 수집함에 있는 일들을 ‘중요도’ 순이 아니라 아무거나 손에 잡히는 대로 먼저 하라고 합니다.
“시간 중심 모형들은 만일 스스로에게 행하도록 지시한 일이 그다지 중요하지 않다면, 그것을 무시해도 좋다는 것을 은연중에 주장하고 있다. 하지만 내 경험상으로 그것은 옳지 않다. 최소한 우리 의식의 깊은 밑바닥에서는 그 합의를 지울 수 없기 때문이다.(p.247)
다시 말해, 중요하지 않다고 미뤄두는 일은 영영 하지도 못하면서 심적으로만 ‘미완의 일’로 남아 스트레스를 쌓이게 한다는 것입니다. 만약 하지 않아도 될 일이면 버리면 됩니다.^^
일이 산더미처럼 쌓여있기만 할 뿐 제대로 진척이 없는 분들, 무언가 일처리를 제대로 못하고 있다는 느낌이 드는 분들은 주중에 이 책을 꼭 한번 읽어보시고, 편안한 주말에 여태까지 밀렸던 일을 깔끔하게 해치우시길 바랍니다.
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저 역시 개인적으로 여러 시도 끝에 저만의 일처리 관리 툴을 만들어 사용하고 있습니다.
마인드 맵, 프랭클린 플래너를 비롯하여 여러 가지 툴을 사용하여 본 결과 저의 사고와 일처리 프로세스에 가장 알맞는 툴을 직접 프로그래밍하여 사용하고 있습니다.
따라서 다소 약간의 차이가 있기는 하지만 이 책에서 설명하고 있는 많은 부분들은 제도 이미 실행하고 있는 것이었습니다. 다만 이 책에서는 여러 가지 도구와 매체를 언급하고 있지만, 저는 거의 대부분의 시간을 PC 앞에서 보내기 때문에 웹 상에 통합관리 프로그램을 만들어 사용하고 있습니다.
이 툴의 이름을 DJ플래너라 명명하고 – DJ는 제 딸 이름 이니셜^^ – 회사에서나 집에서나 어디서든 사용하고 있습니다.
이 관리 툴에는 1500여개의 업무가 기록되어 있으며 현재 기준으로 미완료 업무는 14건 있습니다.
저의 업무 관리 툴을 여러 사람들이 사용할 수 있도록 공개하고 싶지만, 개인적인 목적으로 사용하다보니 범용화하기에는 아직 무리가 있습니다. 언젠가 꼭 공개하겠습니다.^^